Universal Approval

Modul Odoo untuk Mengontrol Alur Persetujuan di Seluruh Modul (Standar & Custom)

Saat perusahaan menggunakan Odoo, setiap departemen memiliki batas wewenang (approval level) masing-masing. Namun yang sering terjadi di lapangan:

Odoo standar memiliki alur persetujuan yang sangat kaku.
Butuh custom code baru tiap kali ingin menambah approval di modul tertentu.
Transaksi tanpa persetujuan lolos begitu saja tanpa terkontrol.
Manajemen kesulitan melacak siapa yang menyetujui atau menolak sebuah dokumen.

Di situlah risiko operasional terjadi: Penyalahgunaan wewenang dan transaksi tanpa kontrol.

Universal Approval dibuat khusus untuk memberikan fleksibilitas penuh dalam mengelola alur persetujuan (approval matrix) di seluruh modul Odoo Anda tanpa perlu menyentuh kodingan.

🚩 Tantangan Kontrol Transaksi di Odoo

Tanpa alur persetujuan yang dinamis, perusahaan sering mengalami:

Diskon kebablasan: Sales memberikan diskon di luar batas tanpa persetujuan Manager.
Pembelian tanpa wewenang: Purchase Order berbobot nominal besar terbuat tanpa sign-off Finance Director.
Modul Custom Tanpa Persetujuan: Modul buatan (custom module) sulit/mahal jika harus ditambahi fitur approval secara terpisah.
Proses Birokrasi Lambat: Dokumen tertahan lama karena tidak tahu di titik mana dokumen tersebut berhenti.

Jika tidak dikontrol dengan baik:

Kebocoran anggaran (budget overrun).
Risiko fraud atau kesalahan operasional internal.
Hambatan kecepatan pengambilan keputusan.

✅ Solusi: Odoo Universal Approval

Pilih Modul Mana Saja: Hubungkan ke Sales, Purchase, Inventory, HR, hingga Modul Custom.
Tentukan Aturan & Kondisi: Set approval berdasarkan nominal, departemen, atau kriteria spesifik.
Atur Hierarki Multi-tier: Buat urutan persetujuan berjenjang (Level 1 $\rightarrow$ Level 2 $\rightarrow$ Level 3).
Eksekusi & Monitoring: Sistem akan otomatis menahan (hold) dokumen sampai persetujuan lengkap didapatkan.

Universal Approval adalah modul Odoo yang memungkinkan Anda menentukan siapa yang berhak menyetujui dokumen apa, di kondisi berapa, dan berapa level persetujuan yang dibutuhkan.

🔍 Cara Kerja di Dalam Sistem

Step 1 — Pilih Target Model/Modul
Pilih dokumen yang ingin dipasang alur persetujuan (contoh: sale.order, purchase.order, hr.expense, atau modul buatan tim IT Anda).
Step 2 — Buat Aturan & Matriks Persetujuan
Tentukan syaratnya (misal: Total Amount > Rp 50.000.000) dan tentukan approver yang bertugas.
Step 3 — Eksekusi Otomatis saat Transaksi
Ketika user membuat dokumen yang memenuhi syarat, status dokumen otomatis berubah menjadi Waiting Approval dan notifikasi terkirim ke approver.
Step 4 — Approve, Reject, & Audit Log
Approver dapat menyetujui atau menolak (disertai alasan penolakan). Semua jejak persetujuan tercatat otomatis lengkap dengan timestamp.

🎯 Use Case Nyata di Perusahaan

Parallel Approval di Sales Order:
- Sales Order $<$ Rp 50 Juta $\rightarrow$ Langsung lolos.
- Sales Order $>$ Rp 50 Juta $\rightarrow$ Butuh persetujuan Sales Manager.
- Sales Order dengan diskon $>$ 15% $\rightarrow$ Butuh persetujuan Sales Manager + Finance Manager.
Pengendalian Pengeluaran di Purchase Order:
- PO material proyek butuh persetujuan bertingkat dari Project Manager hingga Direktur Operasional sebelum berubah menjadi Confirmed PO.
Persetujuan Klaim / Reimbursement HR:
- Pengajuan biaya operasional harus disetujui oleh Atasan Langsung dan HR Manager sebelum dibayarkan oleh Finance.

⚡ Keunggulan Universal Approval

Zero Coding Configurator: Konfigurasi matriks persetujuan 100% dari UI Odoo, tanpa perlu developer.
Kompatibel untuk Modul Custom: Tidak terbatas pada modul bawaan Odoo, bisa dipasang di tabel/model custom apa pun.
Audit Trail Transparan: Riwayat siapa yang menyetujui, menolak, dan kapan eksekusi dilakukan terekam dengan jelas.
Notifikasi Multi-channel: Terintegrasi langsung dengan Odoo Chatter & Email Notification.
Meningkatkan Governance & Compliance: Memastikan semua keputusan operasional memiliki penanggung jawab yang sah.