Cara Mengelola Persediaan Barang Secara Efektif

Mengelola persediaan barang adalah bagian penting untuk kemajuan setiap bisnis, tetapi banyak pebisnis yang  tidak melakukan pengelolaan ini dengan baik ketika menyangkut produk yang mereka jual. Agar bisnis Anda berjalan dengan lancar, Anda harus mengetahui cara mengelola persediaan dengan baik. Jika tidak, maka hal ini dapat menyebabkan banyak masalah dan mulai mengganggu aktivitas operasional dan juga pelayanan bisnis Anda sehari-hari

Berikut adalah beberapa cara mengelola persediaan barang secara efektif yang nantinya dapat Anda aplikasikan pada bisnis Anda:

A. Masalah utama pencatatan stok barang

Pada umumnya, sebuah perusahaan selalu ingin mengelola stok persediaan barang mereka dengan baik agar mengurangi resiko terjadinya kehilangan barang, kerusakan dan juga kesalahan prediksi pemesanan. Untuk melakukan pengelolaan stok persediaan atau inventaris secara efektif pastinya memerlukan cara yang terstruktur dan juga menggunakan aplikasi yang dapat membantu pengelolaan tersebut dengan mudah.

Namun, seperti yang sudah diketahui, pengelolaan stok persediaan merupakan hal yang bisa dibilang cukup sulit. Terdapat banyak hal yang perlu dilakukan dengan benar, seperti: mengjitung saldo, menentukan harga pokok, melakukan pemesanan stok dan lain sebagainya. Untuk mengetahui lebih dalam, berikut adalah beberapa masalah utama pencatatan stok barang yang sering terjadi:

Tidak adanya perencanaan dan proyeksi atas pengendalian persediaan

Untuk mendapatkan perkiraan waktu yang tepat ketika memesan banyak barang yang diperlukan maka Anda harus melakukan perencanaan dan proyeksi yang matang. Jika Anda melakukan hal tersebut, maka secara otomatis stok persediaan yang dibutuhkan oleh bisnis Anda tidak akan pernah terjadi kekosongan.

Kurang memahami sistem persediaan dan metode harga pokok

Hingga saat ini, masih terdapat banyak pebisnis yang masih kurang memahami tentang sistem dan metoden ini sehingga mengakibatkan banyak stok barang yang terdapat pada inventaris mengalami kerusakan, kehilangan dan juga barang kadaluwarsa. Jika hal tersebut terjadi, maka beban bisnis yang bisnis Anda alami akan bertambah yang berdampak pada kerugian.

Kualitas SDM

Dalam bisnis apapun, setiap pengusaha pastinya ingin segalanya sempurna. Namun, hal itu tidak akan dapat dicapai ketika memiliki kualitas SDM yang rendah. Akan banyak terjadi hal hal yang akan merugikan bisnis Anda ketika Anda mempekerjakan SDM dengan kualitas yang di bawah standar, seperti terjadinya human error, sulitnya sebuah bisnis untuk berkembang dan lain sebagainya.

Tidak adanya sistem pengendalian

Tidak adanya perencanaan atas pengendalian stok persediaan. Perencanaan dilakukan untuk memperkirakan waktu yang tepat untuk memesan barang sekaligus barang apa saja yang memang diperlukan.

Tidak menggunakan aplikasi stok

Salah satu cara untuk memudahkan pengelolaan stok persediaan adalah dengan memiliki aplikasi yang dapat menunjang kegiatan tersebut. Tanpa memiliki aplikasi yang sesuai dengan kegiatan pengelolaan stok persediaan dapat membuat pekerjaan Anda jauh lebih lama, mengalami banyak kesulitan ketika akan menyusun laporan, dan masih banyak hal lainnya. Ada banyak sekali pilihan aplikasi stok di pasaran, Anda bisa menggunakan sistem ERP yang merupakan sistem terintegrasi yang mampu mengelola seluruh proses bisnis di bisnis Anda, sebagai referensi Anda bisa membuka halaman yang memberikan referensi software ERP terbaik sebagai bahan pertimbangan Anda.

B. Memahami konsep dasar pencatatan persediaan

Aktivitas pencatatan persediaan barang merupakan sebuah hal yang sangat penting dilakukan oleh setiap bisnis. Hal ini bertujuan untuk menjaga persediaan barang agar selalu tersedia bagi konsumen dan juga penting untuk memudahkan perhitungan modal dan keuntungan perusahaan. Terdapat dua cara mencatat persediaan barang, yakni:

Pencatatan Persediaan Barang Dengan Metode Fisik

Metode pencatatan persediaan yang satu ini juga biasa disebut juga dengan sistem periodik. Hal ini karena untuk menentukan nilai atau harga pokok persediaan barang dagangan di akhir periode harus dilakukan penghitungan secara fisik (stock opname). Penghitungan di gudang tempat menyimpan barang tersebut dilakukan untuk mengetahui besarnya persediaan barang dagangan pada akhir periode. Pencatatan ini umumnya dilakukan dengan menggunakan salah satu dari metode berikut:

1. Metode FIFO

Metode FIFO (First In, First Out) juga sering dikenal sebagai original cost method. Metode yang satu ini mengasumsikan bahwa barang yang pertama diterima akan pertama dikeluarkan.

2. Metode LIFO

LIFO merupakan kebalikan dari metode FIFO. Metode pencatatan persediaan ini berdasarkan asumsi bahwa barang atau bahan yang terakhir dibeli akan pertama dikeluarkan.

3. Metode Rata Rata (Average Cost)

Metode average cost merupakan cara pencatatan persediaan ini menghitung suatu harga pokok rata-rata untuk suatu periode waktu yang mudah dipilih, misalnya tiga atau enam bulan. Tujuan dari metode ini dapat membuat pengaruh fluktuasi harga dapat diperkecil.

Pencatatan Persediaan Barang Dengan Metode Perpetual

Metode ini merupakan sebuah metode pencatatan persediaan barang yang dilakukan ketika aliran barang dagangan dapat diikuti secara terus-menerus setiap saat. Pada metode prepetual, besarnya nilai atau harga pokok barang yang terjual serta jumlah persediaan barang dagangan di akhir periode akuntansi dapat diketahui setiap saat oleh pebisnis. Metode pencatatan atas persediaan barang dagangan dilakukan secara berkelanjutan, menyangkut perubahan persediaan yang tercermin dalam rekening persediaan. Pembelian dan penjualan atau pengeluaran sebuah barang dapat dicatat secara langsung di rekening persediaan pada saat terjadinya sebuah transaksi. Selain itu, metode ini memiliki beberapa karakter, yakni:

A. Sebuah transaksi pembelian barang dagangan untuk dijual akan dicatat dalam rekening persediaan barang dagangan, bukan rekening pembelian.

B. Harga pokok penjualan diakui pada saat penjualan dengan mendebit rekening harga pokok penjualan dan mengkredit rekening persediaan barang dagangan.

C. Persediaan merupakan rekening pengendali yang didukung oleh buku besar pembantu. Buku ini berisitentang beberapa catatan persediaan secara individual. Selain itu, dalam buku pembantu ini juga memperlihatkan tentang kualitas dan harga untuk setiap persediaan yang ada.

D. Beberapa point sepeti biaya angkut pembelian, pengurangan harga pembelian, retur, dan potongan tunai pembelian akan dicatat pada rekening persediaan, bukan pada rekening yang terpisah.

C. Solusi Pencatatan yang Efektif

Setelah mengetahui beberapa masalah utama dan juga konsep dasar pencatatan persediaan, maka saatnya Anda untuk mengetahui beberapa solusi yang dapat Anda aplikasikan untuk memecahkan masalah tersebut. Untuk menanggulangi itu semua, sistem manajemen gudang yang terdapat pada bisnis  distributor tidak hanya membahas tentang  jumlah stok persediaan, tetapi juga harus memastikan produk yang disimpan pada tempat tersebut dapat diterima oleh para pelanggan anda dalam keadaan semprurna. Oleh karena itu, berikut adalah beberapa cara efektif dalam mengelola stok persedian barang:

Buat proyeksi

Cara pertama yang dapat Anda lakukan adalah Anda harus mencoba untuk membuat proyeksi tentang persediaan yang ada agar stok tidak mengalami kekosongan atau juga  terjadi kelebihan stok pada gudang. Dengan cara ini, Anda akan dapat mengestimasikan berapa jumlah minimum stok di gudang yang mana juga akan menjadi tolok ukur ketika Anda berencana untuk memesan barang.

Tentukan nama sistem

Setelah membuat proyeksi tentang persediaan agar stok tidak mengalami kekosongan atau juga kelebihan, maka saatnya Anda menentukan sistem atau metode pencatatan persediaan yang cocok untuk digunakan pada bisnis Anda. Ada dua sistem yakni perpetual dan periodik. Tentukan juga metode HPP seperti FIFO, LIFO, dan juga Average.

Merekrut para professional

Mempekerjakan para professional pada bidangnya akan dapat membuat pengelolaan persediaan Anda akan lebih efektif. Selain itu, masalah seperti human error akan dapat teratasi dan juga beberapa permasalahan pada stok bisnis Anda juga dapat diselesaikan dengan lebih baik dari sebelumnya.

Memerlukan kepala gudang

Sistem keluar masuk barang perlu dilakukan sebuah pengawasan khusus. Bila tidak ada, maka barang akan mudah dicuri dan Anda tidak akan mengetahuinya. Jadi tentukan siapa saja yang berwenang dalam gudang dan otorisasi hak di gudang. Selain itu, dengan menunjuk siapa yang berwenang atau kepala gudang dan SOP untuk membakukan kegiatan operasional dan pengendalian persediaan.

Menggunakan software

Anda dapat menggunakan software yang dapat melakukan semua kebutuhan pengelolaan persediaan, mencatat dan juga memantau stok barang. Beberapa pengelolaan tersebut  seperti membuat proyeksi, manajemen persediaan, penghitungan HPP, sampai dengan pengontrolan stok yang dapat dilihat melaui laporan dan grafik analisis. Anda bisa mencoba menggunakan software ERP Odoo untuk membantu mengelola persediaan stok barang di bisnis Anda.

D. Tips sederhana pengelolaan stok barang

Gudang sebagai satu dari sekian banyak fasilitas yang memiliki sifat tetap, fasilitas ini bertujuan untuk membantu tingkat pelayanan sebuah bisnis dengan baik dan juga dengan biaya yang rendah. Selain itu, fasilitas ini juga menjadi sistem logistik yang memiliki fungsi sebagai penyimpanan produk dan juga penyediaan informasi tentang kondisi atau status sebuah produk ketika masih disimpan hingga produk tersebut diminta sesuai dengan jadwal produksi yang ada.

Dalam sebuah gudang terdapat istilah Warehouse Management (Manajemen Gudang). Istilah ini dapat diartikan sebagai sebuah tatanan pengelolaan pergudangan serta pendistribusian produk agar produk yang disimpan tersebut tetap dalam keadaan sempurna dan juga dapat dapat didistrbusikan secara tepat waktu kepada para pelanggan.

Warehouse Management memiliki banyak manfaat untuk sebuah bisnis, beberapa diantaranya adalah meningkatkan pelayanan pada aktivitas distribusi, mempertahankan kualitas dan menjaga kuantitas logistik serta peralatan di gudang, membantu penyediaan informasi serta data yang akurat, memudahkan akses pengawasan dan pengendalian, dan yang paling penting juga memudahkan proses administrasi sebuah bisnis. Namun, beberapa poin tersebut memang bukan perkara yang mudah untuk dilakukan. Berikut adalah beberapa tips khusus yang perlu Anda lakukan agar aktivitas warehouse management dapat dilakukan dengan mudah:

Memiliki gudang penyimpanan

Anda harus sudah menyiapkan sebuah ruangan khusus yang bertujuan untuk menyimpan produk Anda ketika Anda hendak mengelola ataupun mengatur stok produk Anda tersebut. Sebaiknya Anda harus sudah memiliki sebuah tempat khusus untuk menyimpan produk Anda tersebut meskin bisnis yang sedang dijalankan masih terbilang cukup kecil atau baru. Namun, jika Anda masih belum mampu untuk memiliki sebuah ruangan khusus, Anda dapat memanfaatkan sebuah rak, kardus maupun etalase untuk menyimpan stok persediaan dagang yang dibutuhkan oleh bisnis Anda.

Persiapkan data seakurat mungkin

Untuk melakukan hal tersebut, Anda dapat menugaskan seseorang yang bertanggung jawab untuk melakukan segala pencatatan persediaan atau stok barang yang ada di dalam gudang Anda. Seseorang yang telah Anda tunjuk tersebut akan melakukan beberapa pencatatan penting secara akurat. Beberapa pencatatan penting tersebut seperti input stok masuk dan stok keluar dapat di bantu dengan program atau software pendukung agar proses pencatatan data dapat lebih akurat untuk dieksekusi.  

Membuat forecast persediaan

Ketika semua data telah terkumpul dengan sempurna, maka kemudan Anda harus membuat forcast persediaan tentang kuantitas persediaan yang dibutuhkan periode ini oleh bisnis Anda. Namun, kegiatan ini bukanlah sebuah hal yang mudah untuk dilakukan ketika bisnis Anda memilik banyak jenis produk karena Anda harus menentukan jumlah untuk setiap jenis item yang dimiliki. Namun, denga mengaplikasikan sistem yang tepat, Anda dapat melakukan segala aktivitas tersebut dengan mudah.

Lakukan pengecekan sebelum disimpan

Setelah Anda membuat forecast persediaan, maka selanjutnya Anda harus melakukan pengecekan barang sebelum Anda menyimpannya di gudang. Untuk lebih mudahnya, Anda dapat melakukan ini sebelum Anda memberikan kode pada setiap barang. Ini bertujuan untuk memudahkan Anda dan juga Anda dapat mengetahui jika barang atau produk tersebut masih tersedia pada tumpukan stok Anda. Selain itu, tujuan dari pengecekan ini juga untuk mengetahui jika terdapat barang mana yang mengalami kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum Anda memutuskan untuk menyimpannya di gudang.

Memberikan kode di setiap barang

Dengan memberikan kode pada setiap item yang dimiliki akan memudahkan Anda ketika akan menjual barang tersebut kepada konsumen. Hal ini karena para pelanggan Anda tidak akan merasa kebingungan ketika melakukan transaksi. Seperti contohnya, ketika seorang pelanggan yang membeli baju dengan kode “AZ” dan memiliki warna hijau, maka Anda sebagai penjual dapat dengan mudah memahami barang seperti apa yang diinginkan oleh mereka.

Pisahkan stok baru dan stok lama

Satu hal yang sangat penting dan perlu untuk selalu diingain adalah jangan pernah mencampur aduk stok baru dan lama. Jika Anda melakukannya, maka hal ini hanya akan membuat Anda bingung ketika ingin melakukan pencatatan dan pengecekkan stok barang pada gudang. Namun, ketika Anda memisahkan stok baru dan stok lama tersebut, maka Anda akan lebih mudah untuk melakukan pegecekan stok barang mana yang perlu diganti atau dipesan kembali dan juga proses pencatatan dan pengecekan akan berjalan secara jauh lebih mudah.

Melakukan pencatatan secara rutin

Langkah terakhir yang tidak kalah penting adalah dengan secara rutin melakukan aktivitas pencatatan persediaan ketika ada barang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar. Untuk membantu Anda melakukan aktivitas tersebut, Anda dapat melakukan stok opname secara berkala yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Untuk pengertiannya sendiri, Stock Opname adalah sebuah aktivitas atau proses berkala yang bertujuan untuk untuk menghitung fisik arang dagangan dan persediaan yang sebenarnya dimiliki oleh sebuah bisnis, yang mana kemudian hasil perhitungan tersebut akan dibandingkan dengan jumlah yang ada di dalam catatan persediaan bisnis Anda.

E. Langkah-Langkah Melakukan Stock Opname

Stock Opname merupakan sebuah aktivitas penghitungan secara fisik atas persediaan barang di gudang yang akan dijual. Biasanya, aktivitas bertujuan untuk mengetahui catatan pembukuan secara akurat yang merupakan fungsi dari salah satu sistem pengendalian internal.

Aktivitas ini dapat dibilang sangat menyita waktu karena Anda harus memeriksa kondisi persediaan barang perusahaan Anda secara angsung. Namun, untuk mengatasi persoalan ini, sebuah bisnis harus mengatur manajemen waktunya secara efisien. Hal ini karena aktivitas stock opname membutuhkan waktu yang efisien. Akan tetapi,  saat ini perhitungan persediaan barang sudah dapat dilakukan dengan emakin dimudahkan karena adanya kehadiran bar code. Bar Code diyakini dapat dengan mudah dan secara akurat membantu sebuah bisnis untuk mengurangi terjadinya kesalahan pencatatan dan hal lainnya ketika melakukan aktivitas ini.

Dalam aktivitas stock opname terdapat tiga tahap yang harus Anda lakukan, yakni:

Tahap awal

Pada umunya, tahap awal ini dilakukan sekitar satu minggu hingga dua minggu sebelum melakukan aktivitas stock opname. Pada tahap ini, Anda akan lebih banyak melakukan komunikasi dengan orang gudang.

Terdapat beberapa hal yang harus Anda lakukan pada tahap awal seperti menginstruksikan bagian gudang menyiapkan tag/stiker yang digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung nantinya pada saat stock opname dan juga merapikan stok dengan menatanya agar sesuai dengan sesuai kode dan jenis barang, sehingga Anda dapat melakukan stok opname dengan lebih mudah. Tak hanya itu, Anda juga harus menginstruksikan memasang  barcode yang sesuai dengan program. Hal ini bertujuan untuk memudahkan para tim penghitung ketika melakukan proses stock opname.

Tahap persiapan

Tahap persiapan ini biasanya dilakukan satu hingga dua hari sebelum melakukan stock opname. Pada tahap ini, Anda harus mengumpulkan semua tim untuk melakukan briefing terkait dengan pelaksanaan aktivitas stock opname agar mereka mengetahui tentang tugas masing-masing individu ketika proses stock opname dilakukan.

Setelah itu, Anda juga harus menginstruksikan pihak yang terkait untuk melengkapi beberapa data tentang mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1 dan juga untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai proses stock opname selesai dilakukan.

Tahap stock opname

Pada tahap pelaksanaan stock opname, Anda harus memastikan jika pencatatan transaksi yang berhubungan dengan stok barang harus telah terinput semua ke dalam program. Setelah itu, Anda dapat mencetak hasi tersebut yang kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing tim stock opname. Perlu diingat juga, penerima  hasil print atau cetakan tersebut bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.

Ketika aktivitas stock opname dilakukan, setiap stok yang sudah dihitung harus diberi tag/stiker agar tidak terjadi kesalahan seperti terjadinya penghitungan double pada barang yang sama. Setelah itu, setiap lembar stok yang telah diisi dengan hasil opname harus diserahkan pada bagian tim input untuk disalin ke excel terlebih dahulu. Format ini kemudian dapat dimanfaatkan untuk menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih saat perhitungan.

Setelah semua prosedur telah diselesaikan dan disetujui oleh pihak yang berenang maka hasilnya pada sebuah sistem agar catatan dan keadaan barang yang tersedia memiliki jumlah yang sama.Kemudian dibuatkan berita acara sebagai bukti stock opname telah selesai dilaksanakan yang ditandatangani oleh bagian Finance atau Accounting dan bagian Gudang.

F. Tips Memilih Software Stok Barang

Seiring berjalannya waktu, teknologi dalam bidang informasi inventory management juga semakin mengalami kemajuan yang sangat pesat. Aktivitas pengelolaan persediaan atau stok barang juga tidak lagi dilakukan secara manual. Saat ini, para pebisnis mulai beralih pada  sistem inventory yang terintegrasi dengan komputer atau perangkat mobile yang lebih efisien. Terdapat banyak sekali software stok barang yang ada di pasaran. Untuk memudahkan Anda, berikut adalah beberapa tips memilih software stok barang yang sesuai dengan bisnis Anda:

Sesuai budget

Dengan banyaknya sistem atau program inventory management yang ada di pasaran maka harga juga akan berbeda-beda. Oleh karena itu, maka sangat penting bagi pemilik bisnis untuk mempersiapkan anggaran agar mampu untuk membeli software atau program tersebut. Untuk memudahkan hal ini, Anda harus menentukan berapa banyak biaya yang dapat bisnis Anda alokasikan untuk membeli program ini.

Sesuaikan dengan bisnis anda

Sebuah software atau program inventory management software dirancang untuk memudahkan aktivitas Anda dalam mengelola persediaan dan setiap software memiliki fitur yang berbeda-beda.  Oleh karena itu, pilihlah software dengan fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Gunakan software berbasis cloud

Pilihlah software inventory management atau stok barang yang berbasis cloud. Hal ini akan memudahkan Anda jika terjadi kendala teknis seperti listrik padam karena penyimpan data Anda tidak akan hilang dan juga software berbasis cloud memiliki tingkat keamanan yang jauh lebih tinggi.

Berapa jumlah orang yang mengakses

Sebaiknya, Anda harus mengetahui ada berapa banyak orang yang dapat mengakses software stok barang tersebut. Biasanya, software ini dapat diakses oleh banyak orang secara bersamaan sehingga membutuhkan biaya tambahan. Oleh karena itu, untuk membuat pengeluaran yang lebih efisien maka Anda harus menententukan berapa banyak orang yang software tersebut.

Dapat melakukan import dan eksport data

Software stok barang yang berkualitas pastinya dapat melakukan impor dan ekspor data untuk program lain yang anda gunakan. Oleh karena itu, Anda harus memastikan jika data tersebut compatible dengan POS software dan akunting program yang dimiliki oleh bisnis Anda.

Backup otomatis

Hal yang tidak kalah penting adalah Anda juga harus memastikan jika software stok barang yang akan Anda beli memiliki fitur backup. Hal ini karena, jika software stok barang tersebut memiliki fitur backup otomatis maka Anda tidak perlu khawatir lagi jika terjadi data yang hilang.

Tampilan User-Friendly

Software stok barang yang akan Anda beli haruslah mudah untuk digunakan. Oleh karena itu, software stok barang yang memiliki tampilan user-friendly agar tidak membingungkan dan mudah dipahami oleh Anda maupun karyawan Anda. Untuk lebih mudahnya, Anda dapat meminta penjual software ini untuk melakukan demo agar Anda mengetahui apakah software ini mudah digunakan atau tidak.

Kesimpulan

Itulah beberapa cara mengelola persediaan barang secara efektif. Dengan mengaplikasikan beberapa tips tersebut maka secara otomatis aktivitas pengelolaan persediaan barang pada bisnis Anda akan jauh lebih mudah untuk dilakukan. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir lagi dan juga dapat berfokus pada hal lain yang dapat meningkatkan pendapatan bisnis Anda. Anda bisa menggunakan software ERP yang sanggup mengelola seluruh bisnis di perusahaan Anda secara terintegrasi. Untuk berkonsultasi tentang aplikasi stok barang silahkan menghubungi jasa konsultan IT dengan klik tombol chat di bawah ini